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創建數據透視表的方法

2019-02-20作者:楊群, 編著編輯:書問閱讀

數據透視表就是對Excel 表格中的各字段進行快速分類匯總的一種分析工具,它是一種交互式報表。簡單來說,數據透視表就是普通表格生成的總結性報告,靈活地以多種不同方式展示數據,它能方便地查看工作表中的數據,可以快速合并和比較數據,從而便于數據分析師對數據進行分析。圖 1 所示為數據透視表與普通表格的區別和聯系。


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圖 1


一張數據透視表只需要使用鼠標拖動字段位置,就可以變換出各種類型的數據分析報表。只需要指定所需要分析的字段、數據透視表的組織形式以及要計算的類型( 求和、計數或平均)。如果原始數據發生改變,則可以刷新數據透視表來更改匯總結果。


通常情況下,數據透視表的創建主要分為兩個步驟。首先,通過“插入”選項卡中的“表格”選項組來創建一個空白數據透視表;其次,通過“數據透視表字段列表”窗格向其添加顯示字段。學校為了對體育費用的支出與收入進行控制和管理,以數據透視表的方式來統計分析項目類型、費用項目、預算成本、實際成本和差額數據,具體操作如下。


選擇任意一個數據單元格,在“插入”選項卡的“表格”選項組中單擊“數據透視表”按鈕。打開“創建數據透視表”對話框,在“表/ 區域”文本框中設置需要創建數據透視表的數據源,選中“現有工作表”單選按鈕,將文本插入點定位在“位置”文本框,在工作表中選擇A34 單元格,單擊“確定”按鈕,如圖 2 所示。


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圖2


系統將自動創建一個名為“數據透視表1”的空白數據透視表,并打開“數據透視表字段”窗格。在“選擇要添加到報表的字段”列表框中分別選擇目標字段的復選框完成操作,如圖 3 所示。


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圖3


在“創建數據透視表”對話框中設置數據透視表的保存位置時,如果需要將創建的數據透視表保存到一個新的空白工作表中,可以選中“新工作表”單選按鈕,單擊“確定”按鈕。此時,系統會自動創建一個空白工作表存放數據透視表,如圖 4 所示。


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圖 4


其實,添加顯示字段的方法主要有3 種,除了上述講解到的一種,還有兩種分別是通過拖動鼠標添加和通過快捷菜單添加,其具體介紹如下。


◆◆通過拖動鼠標添加:在“數據透視表字段”窗格的“選擇要添加到報表的字段”列表框中選擇目標字段的名稱,按住鼠標左鍵不放,拖動鼠標將其添加到目標位置,如圖 5 左圖所示。


◆◆通過快捷菜單添加:在“數據透視表字段”窗格的“選擇要添加到報表的字段”列表框中選擇目標字段的名稱,并右擊,在彈出的快捷菜單中選擇需要的命令,如圖 5 右圖所示。


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圖 5


在“數據透視表字段”窗格中有一個列表框和4 個字段區域,分別是“選擇要添加到報表的字段”列表框、“報表篩選”區域、“列標簽”區域、“行標簽”區域和“數值”區域,各區域的具體作用如下。

◆◆“選擇要添加到報表的字段”列表框:該列表框中顯示了數據源( 并不一定是原始表格中的所有數據) 中的所有表頭,選中的復選框即為在數據透視表中顯示的內容。

◆◆“報表篩選”區域:該區域主要用于確定基于數據透視表的篩選項。

◆◆“列標簽”區域:該區域主要用于定位字段的顯示位置,即定位顯示在數據透視表頂端的列。如果列字段有多個,則位置較低的列字段在緊靠上個字段的下方另一行顯示。

◆◆“行標簽”區域:該區域主要用于定位字段的顯示位置,即定位顯示在數據透視表左側的行。如果行字段有多個,則位置較低的行字段在緊靠上個字段右側的另一列顯示。

◆◆“數值”區域:該區域主要用于顯示分析和匯總的數值數據。


知識補充:設置數據透視表數據源的注意事項

在確認數據透視表的數據源時,需要先保證標題行不能有合并的單元格或者空單元;否則,Excel 系統將不能生成數據透視表,同時還會打開錯誤提示對話框。



內容來源:書問

作者楊群, 編著
出版清華大學出版社
定價45元
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